DOKUMENTACJA W GABINECIE DIETETYKA - NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ?

Podjąłeś decyzję: otwieram własny gabinet dietetyczny! W głowie masz tysiące myśli: Jak otworzyć gabinet dietetyczny? Ile kosztuje otwarcie gabinetu dietetycznego? Jakie są wymogi otwierając gabinet dietetyczny online lub stacjonarny? Czy gabinet dietetyka może istnieć tylko online? O jakie formalności powinienem zadbać otwierając gabinet dietetyka? Czy muszę zakładać działalność gospodarczą, czy działalność nierejestrowana dietetyka również dotyczy? Czy RODO w gabinecie dietetyka jest konieczne? Takich pytań na pewno pojawi się jeszcze więcej.

Wystartowanie z własną działalnością to często ogromna praca dla dietetyka, zanim zacznie przyjmować pierwszych pacjentów. To bardzo ważny krok i zupełnie nowy etap w Twojej zawodowej przygodzie. Dla młodych dietetyków wiąże się to z ekscytacją, ale również stresem, zwłaszcza gdy zaczynamy zajmować się formalnościami. Czy można sobie to zadanie ułatwić? Zdecydowanie tak! W tym artykule wspólnie przyjrzymy się, jakie dokumenty są przydatne, bez względu na to, czy otwierasz gabinet dietetyczny online czy chcesz pracować stacjonarnie. Zainspiruj się naszymi wskazówkami!

Jak napisać regulamin współpracy dietetyka z pacjentem?

Zaczniemy od jednego z najważniejszych dokumentów - regulaminu współpracy. Pamiętaj, że powinien on zawierać zapisy, które mówią o zarówno Twoich obowiązkach, jak i Twojego pacjenta. Od tego, jak go stworzysz zależy wygoda Twojej pracy z pacjentami. Powinieneś zadbać o jego stworzenie bez względu na to, czy prowadzisz własną działalność gospodarczą, czy będzie to na razie działalność nierejestrowana. W regulaminie powinieneś zawrzeć takie kwestie, jak np.:

• jaki jest Twój zakres usług, czyli co dokładnie obejmuje współpraca, np. konsultacja, analiza składu ciała, jadłospis 7-dniowy, opieka online
• zasady umawiania i odwoływania wizyt, np. w jaki sposób pacjent może odwołać wizytę, z jakim wyprzedzeniem
• płatność za Twoje usługi, np. jakie są ceny, terminy i formy płatności oraz informacja o prawie odstąpienia od umowy, czy w jaki sposób są rozpatrywane reklamacje
• obowiązki dietetyka, np. przygotowanie planu żywieniowego zgodnie z informacjami podanymi przez pacjenta w wywiadzie, czy ustalenie terminu, w którym dietetyk wyśle przygotowany jadłospis pacjentowi
• obowiązki pacjenta, np. udzielanie prawdziwych informacji na temat stanu zdrowia, przestrzeganie zaleceń diety, czy terminowe dokonywanie płatności
• informacje o kontakcie i komunikacji, np. jak wygląda kontakt pomiędzy konsultacjami, za pomocą jakich komunikatorów internetowych
• informacje, które zabezpieczają Cię przed roszczeniami i wyznaczają jasne granice odpowiedzialności, np. dietetyk nie może zagwarantować pacjentowi konkretnych wyników terapii (dla przykładu: "schudniesz 15 kg w miesiąc"), czy poinformowanie o tym, że dieta nie zastępuje leczenia chorób przewlekłych prowadzonego przez lekarza.

Strona internetowa dietetyka - niezbędne dokumenty i obowiązki

Jeśli zamierzasz stworzyć stronę internetową dotyczącą Twojej działalności dietetycznej również powinieneś pamiętać o formalnościach z nią związanych. Kluczowe są tu dwa dokumenty: polityka prywatności oraz polityka plików cookies. Pierwsza z nich informuje, jakie dane osobowe są zbierane (np. w formularzach kontaktowych) i w jakim celu. Druga - o stosowaniu cookies, które są technologiami śledzącymi. Pamiętaj, że oba dokumenty powinny być zgodne z RODO i łatwo dostępne na stronie - możesz np. umieścić je w stopce strony.

Planujesz na swojej stronie otworzyć również sklep internetowy (np. z możliwością zakupu np. pakietów współpracy, z e-bookami, czy kursami), powinieneś stworzyć osobny regulamin sprzedaży. Powinien on zawierać takie informacje, jak np.:

• kto jest sprzedawcą (czyli Twoje dane),
• zasady składania zamówień i płatności,
• informacje o dostawie i zwrotach,
• czas realizacji usług cyfrowych (np. wysyłki jadłospisu),
• prawo do odstąpienia od umowy.

Planujesz zorganizowanie promocji w sklepie? Upewnij się, że jasno określasz zasady: jak długo trwa, kto może z niej skorzystać, co obejmuje. Pamiętaj również, że powinieneś podać ostatnią, najniższą cenę z 30 dni - brak takiej informacji może skutkować konsekwencjami finansowymi. Wszystko, co wpływa na decyzję zakupową klientów, powinno być jasno opisane - to Twój obowiązek.

RODO w gabinecie dietetyka - odpowiedzialność za dane pacjentów

Jako dietetyk przetwarzasz wiele danych wrażliwych, które dotyczą Twojego pacjenta, są to np. jego imię i nazwisko, wzrost, masę ciała, pozostałe pomiary antropometryczne, wyniki badań, jego choroby, alergie, jakie leki stosuje, czy informacje na temat jego stylu życia. W związku z tym musisz spełnić wymogi RODO - Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

W dokumentacji powinny znaleźć się:

• klauzula informacyjna oznajmiająca pacjentowi, kto przetwarza jego dane, w jakim celu, na jakiej podstawie i jak długo, komu są one przekazywane,
• zgody na przetwarzanie danych osobowych, np. na prowadzenie dokumentacji pacjenta,
• opis sposobu zabezpieczenia danych - jeśli prowadzisz dokumentację w wersji papierowej może to być np. szafka zamykana na kluczyk, a jeśli w formie elektronicznej, to np. ograniczony dostęp do komputera dla innych osób, użycie hasła do plików,
• okres przechowywania danych, np. 5 lat po zakończeniu współpracy, zgodnie z zaleceniami branżowymi.

Pamiętaj, że dane okołomedyczne muszą być traktowane z najwyższą starannością. Brak wdrożenia zasad RODO w gabinecie dietetyka może skutkować nie tylko utratą zaufania pacjentów, ale także karami administracyjnymi w przypadku kontroli.

Zgody marketingowe, czyli kiedy i jak możesz kontaktować się z pacjentami?

Chcesz wysłać pacjentowi SMS z przypomnieniem o wizycie? Albo zaprosić go do newslettera z poradami żywieniowymi? Pamiętaj, że wysyłka wiadomości o charakterze marketingowym wymaga uzyskania osobnej, dobrowolnej zgody pacjenta. Nie wystarczy ogólna zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Zgoda pacjenta powinna:

• być wyrażona w sposób świadomy, np. poprzez osobny checkbox przy zapisie, ale nie może on być domyślnie zaznaczony - pacjent musi zaznaczyć go samodzielnie
• wskazywać, kto jest administratorem danych, czyli kto będzie wysyłał wiadomości,
• określać cel kontaktu, np. informowanie o promocji na usługi w gabinecie,
• informować o tym, że pacjent może wycofać zgodę w dowolnym momencie.

Pamiętaj, że brak odpowiednich zapisów może zostać uznany za naruszenie prawa, nawet jeśli wiadomości mają charakter edukacyjny.

Bezpieczne zarządzanie danymi pacjenta w DietetykPro

Prowadzenie gabinetu dietetycznego to nie tylko wiedza żywieniowa i praca dietetyka z pacjentami, ale również odpowiedzialność prawna i dbałość o bezpieczeństwo danych. Odpowiednio przygotowana dokumentacja w gabinecie dietetyka - od regulaminu współpracy, przez politykę prywatności i plików cookies, po zgodność z RODO i zgody marketingowe - to podstawa dobrze działającej praktyki. Mamy nadzieję, że wskazówki, które zawarliśmy w naszym artykule okażą się dla Ciebie przydatne.

Jeśli chcesz mieć pewność, że dane Twoich pacjentów są bezpieczne, skorzystaj z DietetykPro. Nasz program został stworzony z myślą o dietetykach i spełnia wymogi ochrony danych osobowych. Wszystkie informacje, które wprowadzasz, są przechowywane w bezpieczny sposób, zgodnie z aktualnymi standardami. Dzięki temu możesz skupić się na tym, co naprawdę ważne - pomaganiu pacjentom.

Jesteś naszym użytkownikiem? Pamiętaj, że w zakładce MOJE KONTO -> RODO, możesz pobrać wzór zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Powyższy artykuł to zbiór wskazówek, który może być pomocny w stworzeniu i prowadzeniu dokumentacji w gabinecie dietetyka i nie stanowi porady prawnej. Pamiętaj, że każdy dietetyk powinien dostosować rodzaj dokumentów do swojej działalności. Jeśli nie jesteś pewny, w jaki sposób zająć się z formalnościami, skontaktuj się ze specjalistami w tej dziedzinie.

Nie korzystasz jeszcze z DietetykPro? Przetestuj program za darmo przez 7 dni i dołącz do PROfesjonalistów!